浅议商业零售企业内控管理

毕小文   大商股份有限公司

摘要：随着市场经济的不断发展和我国加入WTO,商业零售企业也取得了很大的发展，外资进入中国市场,很多跨国零售企业所展现出来的不仅是瞩目的业绩,更多的是先进的企业理念,严格的企业管理,其内控制度渗透到各个业务环节,可谓缜密详尽。为此,本文在论述了企业内部控制的基础上,主要对零售企业内部控制的主要方面进行分析,并提出了加强零售企业内部控制的主要措施。

一、企业内部控制相关内容

1、企业内部控制的定义

企业内控是指企业为保证经营管理活动正常有序、合法的运行，采取对财务、人力、资产、工作流实行有效监管的系列活动。企业内控要求保证企业资产、财务信息的准确性、真实性、有效性、及时性；保证对企业员工、工作流程、物流的有效的管控；建立对企业经营活动的有效的监督机制。

2、企业内控的五要素

①内部环境。内部环境是企业实施内部控制的基础，一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。②风险评估。风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。③控制活动。控制活动是企业根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。④信息与沟通。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。⑤内部监督。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，应当及时加以改进。

3、内控的三个环节

预测：企业管理层根据资产、财务、以及企业经营活动中产生的各种数据，经过识别、分析，得出企业经营发展的相关风险，合理确定各种风险的应对策略。控制：以企业预测结果为导向、以流程管理为方法，针对已经或者将要发生的风险进行提前控制。具体的控制对象包括：人力、财务、资源、工作流、物流等企业经营活动中产生风险的对象。通过E化的流程，企业可以做到任何工作流的有迹可循、经营活动的相对透明、财务的严谨真实。监督：企业内控监督是保证企业内控措施有效实行必要手段。企业内控监督对象包括：企业人力监督：管理层与管理层、员工与员工、管理层与员工之间的相互监督；财务监督：公司对财务报表、流程、资金流等要求相对透明化，即企业和员工对企业财务管理享有的知情权；工作流监督：企业对经营活动的绝对监督，以E化的流程为基础，保证经营活动的透明化管理，把握细节才能保证企业的正常发展。

二、商业零售企业内控主要涉及的基本内容

二是按月盘点现金,编制银行存款余额调节表,做到账实相符;三是加强对现金收支业务的内部审计,实施不定期抽查盘点现金,审查收付凭证的合理、合法性。针对大中型商业零售企业的特点,货币资金内部控制可细分为以下三部分。（１）收款内部控制:严格钱、货分离制度,所有柜组必须设置收银台,营业员销售商品应开收款小票,一联交顾客,一联交柜组留存,一联交收银员,有条件的企业,应推行商用ＰＯＳ系统管理,用微机直接控制销售。（２）付款内部控制:ａ 建立支票申领制度,明确申领范围、申领批准及支票签发、支票报销等;ｂ 对现金报销付款,应建立报销制度。报销人要有正常的批准手续,适当的付款凭据,有关的购货支出（低于银行转账结算以下部分）还应有有关验货手续。财会部门应审核报销单据,再由领导签批,现金出纳重点审查其合法性、合理性,签批手续完备方可付款。（３）零用现金内部控制:对零售企业附设的非独立核算的部门的零用现金控制,应采用定额备用金制度,重点加强对报销凭证的审查,以达到控制零用现金的目的。

２ 商品流转内控系统。（１）商品实物流转程序控制:主要涉及商品采购、验收、保管和销货四个环节。大中型零售企业品种繁多,购进商品管理应实行ＡＢＣ管理法,即对占金额比重大的家电、交通、黄金饰品等列Ａ类,由业务部门负责购进;对占金额比重较大购进次数较频繁的服装、皮鞋等商品列为Ｂ类;其他如百货、化妆品、副食品等品种多,占金额比重小的商品列为Ｃ类,Ｂ、Ｃ类商品由商品部组织购进。所有商品购进应建立购货合同管理制度,Ａ类商品购进由业务部门签订购货合同,Ｂ、Ｃ类商品购进由商品部签订购货合同,报业务部门审查备案。所有购进必须由有关部门填制请购单,建立购货审批制度和进货责任制。库存商品控制是重点,由于大中型零售企业实行“售价金额核算、实物负责制”,实物柜组长应对库存商品的金额、商品的价值状况负全面责任,不论哪类商品,均应由柜组长先在商品请购单上签字,再按管理权限由各职能部门各级主管人员审批,对现款进货,应指定进货人为取得增值税专用发票的责任人。商品验收也应按“ＡＢＣ管理”原则,对Ａ类及大宗的Ｂ类商品验收由独立的验收部门监督,购货柜组的柜组长填制验收单,小宗Ｂ类商品及Ｃ类商品由购货柜组直接验收,由柜组长填制验收单。销售环节应加强对销售价格监控,建立物价管理制度和销售退回与折让管理制度,销货退回必须由业务主管人员及收货人（柜组长）签字。（２）商品价值流转记录程序控制:商品价值流转记录主要由会计部门执行。根据零售企业的特点,实行从商品购进、存储到销售全过程的控制。ａ 购进商品环节,现款进货根据审批手续齐全的“请购单”办理付款,并确保有关责任人及时取回增值税专用发票;代销商品付款,根据审核确定的已销出部分,由柜组长和商品部经理填制“货款结算审批单”办理结算付款。会计部门应加强验收单的管理,做到请购单、验收单、银行付款凭证三相符。ｂ 存储环节:严格对柜组长所管理的商品进行监控,每月盘点情况由柜组长填制库存商品盘点表,并报企业会计部门。企业职能部门定期或不定期抽查盘点库存商品,对有问题商品及时处理,使商品达到品质、数量账实相符,确保会计信息系统的库存商品项目真实、完整。ｃ 销售环节:首先,收款台每日每笔销售业务的收款小票累计数应与柜组每日交款单核对相符;对退货付款应由柜组长填写红字收款小票并签字证明所退商品已收回,经商品部经理签批后方可到收款台退款。其次,收款台收款人员应实行不定期“职务轮换”,以防内部人员串通舞弊。第三,交款单是明确当天柜组经济责任的依据,一联随交款转到会计部门,一联留存,因此,应由柜组长和当班助手同时签字,作为核算销售的依据。

决策与执行上的失误，都会导致资金上的损失及不合理占用的增加，从而使企业陷入困境。往来账中存在的较严重的核算不规范、反映不实、管理不善，造成会计信息失真或公司资产流失，因此，企业不能不认真对待往来账的管理与控制，从抓好财务控制与内部审计监督入手，加强往来账项管理的内部控制，加强企业的自我约束，是解决这些问题的根本措施。⑴往来款项的发生必须明确地记载、及时催收、并监督手续的完备。在往来账控制中,手续的严密是十分重要的。“收有凭付有据”是财务处理账务的基本原则，可执行中手续不齐的业务却时有发生。⑵科学地运用会计专业方法加强对往来账的监控。明确余额构成，进行账龄分析，与对方加强核对，这是管好往来账应遵循的基本方法与有效控制手段。记账员除了严格审查凭证、正确登记外，还应定期挑账，明确明细户的余额构成，，审查是否正常。若出现异常则应及时与经办人沟通，进一步核对原始凭证查找原因。若不通过挑账明确余额构成，不对异常进行审查只一味记账，往往会因此造成不应有的损失和难以查清的问题。这种因不明确余额构成而造成清账困难及损失的情况较为普遍。⑶往来单位定期核对这是往来账管理的一项要求。往来账要管理好,就得及时进行核对,每个单位根据业务量的大小,应按月份、季度、半年度、年度定期进行对账,如发现问题应及时沟通,查找原因,保证双方账目余额一致。但在实际工作中,经常发现有些单位平时不对账,或者很少对账,有的到年底才对一次账,更有甚者到年底因为单据不齐、急于结账而草草了事,往来账的余额为逐年滚动而成,越滚越对不清,给单位造成了不良的影响.

参考文献：

2005,(12):98