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电算化会计档案的优势与弊端分析

发布时间:2014-07-30 10:06
  一、电算化会计档案的特点:
  (一)、内涵广泛。
  其内容不仅包括传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案,还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。电子档案和纸质档案并存,增加了管理的难度。
  (二)、保存时间较短,对存储环境要求较高。
  电子文件的载体是磁性物质和光盘,与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命较短,一般为5-10年,而纸质的则能达到上百年甚至千年。其影响条件主要包括以下几点:
  1、温湿度的影响。实验证明:保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃,相对湿度为45%-60%。而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃,相对湿度为40%±5%。可见电子文件对其温湿度要求更为严格。
  2、光和空气的影响。光向外辐射时会产生热量,紫外线长期照射可使磁性消退,造成信息难以读取,空气中的有害气体(如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气)在一定环境下会产生臭氧等,导致电子档案保存载体耐久性削弱。而这两点对纸质的载体影响相对要小的多。
  3、灰尘的影响。灰尘会给电子文件和纸质文件保存载体带来机械损伤,灰尘带来的霉菌等有害生物会损伤和破坏这两种载体。只是对纸张而言,即使灰尘已经对其产生实质性的损害,如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑,也可以通过修复手段在很大程度上恢复其所记录的信息,而灰尘一旦对电子载体造成危害,载体所记录的信息可能会局部丢失,电子文件失去保存价值。
  4、磁场和机械振动的影响。此项对纸质档案无任何影响,而对电子文件载体会造成磁粉脱落、磁性消退或消失,是记录信号丢失,记录信息破坏,缩短电子档案载体寿命。
  (三)、电算化会计档案便于管理、分析笔耕文化推荐期刊,迅速的获得所需结果。如通过计算机操作和网络交流,不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享,无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了纸质档案由于频繁翻阅带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大的提高了工作效率和工作质量。
  (四)、电算化会计档案较传统会计档案易于修改,且不留痕迹,其原始性、真实性易于破坏。电子文件档案在计算机系统中一经被改动,如未作备份,原来档案就被覆盖,内容很难被识别,;另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境,也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。而纸质文件的原始性、真实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。
  (五)、对软、硬件要求较高。传统的会计档案具有直观可视性,而存贮在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。会计档案与财务软件的版本越来越高,需要不断的更新,更需要与之相配的硬件来兼容。
  二、目前电算化会计档案存在的问题:
  电算化会计实施时间不长,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性。会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位,使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用。
  会计档案管理制度不完善:由于没有完善的、针对电子文件的制度规范,电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法,只归档纸质文件,将原来用手工记录的账簿、报表,改成了用计算机打印出来的账簿、报表。缺乏必要的计算机维护、网络安全人才:电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统,所以会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可。
  三、如何做好电算化会计工作
  1、加大软硬件设备设施的投入。选择功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件,强化系统的安全防护功能,定期维护,避免因安全问题导致会计档案泄密或被人恶意 修改。完善硬件设施建设,提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。
  2、完善电算化会计档案管理的各项制度。要按照《电子文件归档和管理规范》和《会计档案管理办法》,建立健全电算化会计档案的保管制度、操作制度、保密制度和档案人员岗位责任制,并依据各单位具体的会计电算化的实际情况来制定相应的档案管理制度。

 



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